Conditions générales

Conditions générales

1. Champ d'application

Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les relations professionnelles entre BOOKKEEPERS HOLDING BV, l'ensemble de ses filiales et le client.

Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prévaut.

Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être mise en cause que pour les missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.

2. Formation de la convention

Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, la convention se forme et prend cours :

• Soit au moment où la lettre de mission signée par le client est réceptionnée par le professionnel et contresignée par lui,
• Soit au moment où le professionnel entame l'exécution de la mission à la demande du client, si ce début devait avoir lieu à un moment antérieur en raison de circonstances exceptionnelles ou urgentes.

Si le professionnel n'a pas encore reçu la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont en tout état de cause régies par les présentes conditions générales et la lettre de mission, dès le moment et dans la mesure où ces documents contractuels ont été transmis au client soit par courrier, soit par fax, soit par courrier électronique, soit en personne par remise contre accusé de réception.

3. Durée et résiliation de la convention

1. Missions récurrentes
   1. Définition

Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif et qui ne relèvent donc pas de la définition prévue au point 3.2.1 des « missions non récurrentes ».

1. Durée et fin de la convention

Sauf mention d'un délai dans la lettre de mission, la convention relative à une mission récurrente est réputée conclue pour une durée indéterminée.

Les deux parties peuvent résilier la convention à tout moment, aux conditions suivantes :

• La résiliation doit être notifiée à l'autre partie par lettre recommandée,
• Un délai de préavis de trois mois doit être respecté.

Ce délai peut, au choix du client lorsqu'il donne le préavis, être remplacé par une indemnité de rupture forfaitaire de 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement fournies par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année civile.

Pendant le délai de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et des présentes conditions générales restent pleinement en vigueur.

Un contrat distinct peut être conclu pour les prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui se rapportent à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.

1. Missions non récurrentes
   1. Définition

Par missions non récurrentes, on entend : une mission unique et non répétitive qui prend fin après son exécution.

1. Durée et fin de la convention

Sauf preuve contraire, la convention relative à une mission non récurrente est réputée conclue pour une durée déterminée.

Elle prend fin par l'exécution de la mission et, si cela est applicable compte tenu de la nature de la mission, par la fourniture des prestations convenues.

En application de l'art. 1794 du Code civil, et le cas échéant, par dérogation à l'art. 2004 du Code civil, le client a le droit de résilier la convention de manière anticipée moyennant le paiement au professionnel de :

• Les frais et honoraires correspondant aux travaux déjà effectués,
• Tout ce que le professionnel aurait pu gagner lors de l'exécution de la mission.

Cette indemnisation est calculée sur une base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d'exécution complète de la mission.

1. Liquidation

Après la fin de la convention, tous les livres et documents appartenant au client sont mis à la disposition du client ou de son mandataire.

1. Résiliation immédiate pour certain(s) motif(s)

Dans tous les cas, le professionnel peut résilier la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, s'il existe des motifs rendant impossible la poursuite de la collaboration professionnelle, tels que :

• Des circonstances qui compromettent l'indépendance du professionnel,
• Des circonstances qui rendent impossible l'exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques,
• Le ou les manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres engagements tels que décrits dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission,
• En cas de procédure d'insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes ou d'insolvabilité manifeste du client.

Les motifs justifiant l'arrêt immédiat de la convention doivent être communiqués au client.

Selon les circonstances, le professionnel peut faire précéder sa décision d'un avertissement ou d'une mise en demeure adressée au client.

Lorsqu'il met fin à la convention, le professionnel attire l'attention du client sur les actes juridiques qui doivent être posés d'urgence et de manière nécessaire pour la sauvegarde de ses droits, et pour lesquels il avait reçu mission.

En cas de faillite du client, la convention est résiliée de plein droit.

Le client peut à tout moment, sans respect d'un délai de préavis et sans paiement d'une indemnité, mettre fin à la convention si le professionnel reste manifestement en défaut d'exécuter ses propres engagements, tels que décrits dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission.

Il fera en tout état de cause précéder sa décision d'une mise en demeure écrite adressée au professionnel.

1. Suspension de l'exécution des engagements

En cas d'inexécution, d'exécution incorrecte ou tardive par le client de son ou ses engagement(s), par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou des acompte(s) conformément à l'article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de reporter l'exécution de ses obligations jusqu'à ce que le client ait satisfait à ses obligations.

Le professionnel en informe le client par écrit.

Si, après le début de la suspension ou du report de l'exécution, des actes juridiques doivent être posés d'urgence et de manière nécessaire pour la sauvegarde des droits du client, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il en avertit le client.

Tous les frais et charges, y compris les amendes et indemnités découlant de la suspension ou du report, sont à charge du client.

Le professionnel a droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais relatifs aux travaux déjà effectués.

1. Droits et obligations des parties
   1. Droits et obligations du professionnel

Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux, l'obligation que le professionnel contracte à l'égard de son client est une obligation de moyens. Le professionnel exécute avec le soin requis, en toute indépendance, les missions qui lui sont confiées, en vertu d'une obligation de moyens.

Il veille à ce que les services prestés soient fournis selon les normes déontologiques et autres normes professionnelles de l'Institut, compte tenu de la législation et de la réglementation pertinentes en vigueur au moment de l'exécution de la convention.

Sauf dérogation dans la lettre de mission, la mission ne vise pas spécifiquement à découvrir d'éventuelles fraudes.

Sauf dérogation dans la lettre de mission, le professionnel n'est pas tenu de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des informations que le client ou son/ses préposé(s) lui transmettent, ni la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature qui lui sont confiés ou présentés par le client comme étant des pièces probantes ou comme devant servir comme telles.

Le client accepte que le professionnel fasse appel, pour l'exécution de sa mission, à tout sous-traitant ou collaborateur.

Le professionnel, ainsi que son/ses mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l'article 58 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l'article 32 de l'AR du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve toutefois de l'application des dispositions de la législation et de la réglementation visant à prévenir l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

1. Droits et obligations du client

En ce qui concerne la mission confiée au professionnel, le client s'engage strictement à collaborer et à fournir avec précision et en temps utile tous les documents, données et informations nécessaires à l'exécution de la mission.

Le client s'engage à :

• Exécuter les travaux qui relèvent de sa responsabilité, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
• Informer en temps utile le professionnel de tout élément, événement ou évolution susceptible d'avoir une influence sur l'exécution de la mission ;
• Fournir au professionnel des informations correctes, précises et à jour, ainsi que toute modification ultérieure de celles-ci s'accompagnant d'une éventuelle adaptation de la mission du professionnel et, en particulier, et sans que cela soit exhaustif, en ce qui concerne la modification significative de sa situation financière, de ses liquidités, de ses bénéficiaires effectifs, et ce au plus tard dans un délai de 2 semaines après la prise de connaissance de ces informations ou de leur modification par le client ;
• Confirmer par écrit au professionnel, si celui-ci le demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont corrects et complets ;
• Vérifier si les documents et déclarations établis par le professionnel correspondent à ses attentes et aux informations qu'il a fournies et, si ce n'est pas le cas, en informer le professionnel le plus rapidement possible.

S'il ne le fait pas, le professionnel est dégagé de toute responsabilité pour le non-respect des délais légaux imposés, de la réglementation et des accords relatifs à l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui relèvent de sa mission.

En outre, le client doit évidemment signaler le plus rapidement possible toute modification de ses coordonnées au professionnel, ainsi que toutes les modifications relatives aux bénéficiaires effectifs.

Enfin, le client s'engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès le premier retard de paiement, à l'égard de toute administration fiscale ou sociale ou de tout autre créancier.

1. Droit de rétractation du client (le cas échéant)

Le client - qui doit être considéré comme un consommateur au sens de la loi relative à la protection du consommateur - dispose d'un délai de réflexion de 2 semaines à compter de la signature de la lettre de mission, durant lequel il peut à tout moment mettre fin à la relation contractuelle sans aucune notification ni indemnité.

1. Interdiction de débauchage

Le client et le professionnel s'engagent expressément à ne pas, pendant toute la durée de la convention et pendant une période de 12 mois après sa fin, quelle que soit la raison de la fin, engager directement ou indirectement un membre du personnel ou un collaborateur indépendant de l'autre partie, impliqué dans l'exécution de la convention, ou lui faire exécuter directement ou indirectement (par exemple via une personne morale) des activités en dehors du cadre d'une convention entre le client et le professionnel, sauf accord écrit préalable de l'autre partie.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique d'un montant de 15 000,00 EUR.

1. Honoraires

   Détermination des frais et honoraires

Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel et prévues dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure que les travaux sont effectués au profit du client, même si la mission n'est pas nécessairement terminée.

Conditions de paiement

Les factures et/ou notes d'honoraires sont envoyées par voie digitale et sont payables dans les 14 jours suivant la date de facture.

Les paiements tardifs donnent lieu, de plein droit et sans qu'une mise en demeure soit requise, à :

• Une indemnité d'intérêts égale à celle déterminée à l'article 5 de la Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement,
• Une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés avec un minimum de 250,00 EUR.

Tout retard non imputable au professionnel dans l'exécution de sa mission ne constitue pas un motif de non-facturation de la facturation de provision.

Acomptes

Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont ensuite déduits dans le décompte final des frais et honoraires.

Contestation de l'état des frais et honoraires

Toute contestation des frais et honoraires doit être formulée de manière motivée au professionnel par lettre recommandée dans les 14 jours suivant la date de facture. Si aucune contestation (en temps utile) ne parvient au professionnel, le client est présumé marquer son accord sur les services facturés.

1. Responsabilité
   1. Limitation de la responsabilité

Le professionnel veille à ce que les services soient fournis conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l'Institut et compte tenu de la législation et de la réglementation en vigueur lors de l'exécution des missions.

Le professionnel ne peut être tenu responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures - éventuellement avec effet rétroactif - de ces dispositions légales et réglementaires.

En outre, le professionnel ne peut être tenu responsable des erreurs et fautes professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l'entrée en vigueur de la lettre de mission.

Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être invoquée que pour les missions dont il a été démontré qu'elles ont été acceptées par lui.

Il est également demandé au professionnel et au client de se communiquer mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, observations, recommandations et avis.

Le client accepte qu'il ne puisse tenir les administrateurs, actionnaires, travailleurs, collaborateurs (indépendants), préposés ou tout autre représentant du professionnel directement ni solidairement responsables.

1. Assurance du professionnel

Conformément à la législation en vigueur, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil de l'Institut.

La couverture est limitée au dommage subi et à un maximum de 5 fois le montant des honoraires facturés pour les prestations de services qui sont à l'origine du dommage.

Ces limitations s'appliquent également à toutes les réclamations au titre de l'exécution de la mission, qui seraient dirigées contre toutes les personnes, associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d'assuré au sens du contrat d'assurance concerné.

S'il devait apparaître que deux ou plusieurs sinistres résultent d'une seule et même faute, ils sont considérés comme un seul cas de responsabilité et la responsabilité est dès lors limitée au montant le plus élevé des montants applicables aux missions ou conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, le dommage résultant (a) d'une perte de bénéfices, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou d'avantages escomptés, (b) de la perte ou de l'endommagement de données, ou (c) d'une perte ou d'un dommage indirect, ne donne en aucun cas droit à indemnisation.

1. Secret professionnel et blanchiment de capitaux

Le professionnel et ses mandataires ou collaborateurs sont réputés respecter, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, le secret professionnel conformément à la législation applicable.

Par dérogation à cela, le professionnel est délié de son secret professionnel dans le cadre de la législation visant à prévenir l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Le client confirme qu'il a connaissance du fait que le professionnel est soumis à la loi visant à prévenir l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et il s'engage à lui fournir immédiatement toutes les informations et/ou tous les documents requis dans le cadre de cette législation.

1. Vie privée – traitement des données

Le client confirme qu'il a accepté les conditions de la déclaration de confidentialité du professionnel relative au traitement des données à caractère personnel et qu'il a été informé du fait que la déclaration de confidentialité peut être consultée à tout moment via le site web du professionnel : www.bookkeepers.be/privacypolicy .

1. Droit applicable et résolution des litiges

L'interprétation et l'exécution de la convention sont régies par le droit belge.

Tout litige de quelque nature que ce soit relève de la compétence des tribunaux et des cours de l'arrondissement où le cabinet du professionnel est établi.

Les litiges relatifs aux frais et honoraires peuvent être soumis à la Commission d'arbitrage auprès de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, qui statue par décision définitive, rendue en premier et dernier ressort et sans frais de procédure.